Der neue „Corporate Transparency Act“
Sehr geehrte Mandantinnen, sehr geehrte Mandanten,
aufgrund einer aktuell bevorstehenden Gesetzesänderung des Titels 31 Section 1010 des Code of Federal Regulations möchten wir Sie auf die wichtigsten Neuerungen und anstehenden Handlungsbedarf hinweisen.
Mit Wirkung zum 1.1.2024 tritt der sog. Corporate Transparency Act (CTA) in Kraft. Das Gesetz verpflichtet Unternehmen, dem Financial Crimes Enforcement Network des US-Finanzministeriums (FinCEN) jährlich einen Bericht vorzulegen, der die personenbezogenen Daten über die wirtschaftlichen Eigentumsverhältnisse offenlegt (sog. Beneficial Ownership Information Report, BOI-Report). Die gesammelten Informationen werden in einer privaten, von FinCEN geführten Datenbank gespeichert, auf die nur Bundesbehörden, staatliche Behörden mit Gerichtsbeschluss und Finanzinstitute mit Zustimmung des Unternehmens Zugriff haben.
I. Hintergrund
Der Hauptzweck des neuen Gesetzes besteht darin, das Finanzsystem der Vereinigten Staaten vor illegalen Aktivitäten wie Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Steuerbetrug und anderen ausländischen Korruptionshandlungen, die den nationalen Sicherheitsinteressen schaden, zu schützen. Durch die Preisgabe der Eigentumsverhältnisse soll für die Strafverfolgungsbehörden Transparenz geschaffen werden, um derartige illegale Aktivitäten effektiv und nachhaltig zu bekämpfen.
II. Meldepflichtige Unternehmen
Die Pflicht zur Berichterstattung betrifft inländische und ausländische Unternehmen. Meldepflichtig ist jede Corporation, LLC oder ähnliche Gesellschaft die durch Einreichung eines Dokuments beim Secretary of State oder einem ähnlichen Amt nach dem Recht eines US-Bundesstaates oder Territoriums gegründet wurde, oder nach dem Recht eines anderen Landes gegründet wurde und durch Einreichung eines Dokuments beim Secretary of State oder einem ähnlichen Amt nach dem Recht eines US-Bundesstaates oder Territoriums für die Geschäftstätigkeit in den Vereinigten Staaten registriert ist.
III. Ausnahmen von der Meldepflicht
Das Gesetz sieht 23 Ausnahmen vor. Im Allgemeinen sind solche Unternehmen von der Meldepflicht befreit, die bereits einer strengen bundesstaatlichen Aufsicht unterliegen oder anderweitig streng reguliert werden, deren wirtschaftliche Eigentumsverhältnisse also bereits bekannt sein dürften, z.B. die Securities and Exchange Commission, Banken, bestimmte Wertpapiermakler, Versicherungsgesellschaften, öffentliche Versorgungsunternehmen und steuerbefreite Unternehmen.
IV. Die zu meldenden Informationen
Der einzureichende BOI-Bericht muss folgende Angaben enthalten:
1. Informationen über das meldepflichtige Unternehmen
-
- Vollständiger rechtlicher Name des meldenden Unternehmens
- Alle Handels- oder Firmennamen (doing business as-Namen), unter denen das Unternehmen Geschäfte tätigt, unabhängig davon, ob diese formell registriert sind oder nicht
- Aktuelle Anschrift des Hauptgeschäftssitzes des Unternehmens
- Bundesstaat der Gründung
- Steueridentifikationsnummer (TIN) des IRS (einschließlich einer Arbeitgeber-Identifikationsnummer) oder, wenn einer ausländischen Gesellschaft keine TIN zugeteilt wurde, eine von dem jeweiligen ausländischen Staat erteilte Steueridentifikationsnummer unter Angabe des Namens dieses Staates
2. Personenbezogene Informationen aller wirtschaftlichen Eigentümer
-
- Vollständiger rechtlicher Name
- Geburtsdatum
- Aktuelle Wohnanschrift
- Eindeutige ID-Nummer und ausstellende Behörde eines der folgenden, nicht abgelaufenen Dokumente:
– Reisepass
– Staatliches Ausweisdokument
– Staatlich ausgestellter Führerschein - Bild des Identifikationsdokuments, aus dem die eindeutige ID-Nummer hervorgeht
3. Für Unternehmen, die am oder nach dem 1.1.2024 gegründet oder registriert werden:
-
- Personenbezogene Informationen (s. Punkt 2.) aller wirtschaftlichen Eigentümer
- Personenbezogene Informationen (s. Punkt 2.) der Antragsteller des meldepflichtigen Unternehmens
V. Der Begriff des wirtschaftlichen Eigentums (beneficial ownership)
Ein wirtschaftlicher Eigentümer (Beneficial owner) ist definiert als eine natürliche Person, die direkt oder indirekt
- durch Vertrag, Vereinbarung, Absprache oder auf andere Weise eine wesentliche Kontrolle über das meldende Unternehmen ausübt oder
- mindestens 25 % der Eigentumsanteile an dem meldenden Unternehmen besitzt oder kontrolliert.
Eine natürliche Person übt wesentliche Kontrolle über ein meldepflichtiges Unternehmen aus, wenn sie
- als leitender Angestellter fungiert,
- die Befugnis hat, leitende Angestellte oder die Mehrheit des Vorstands (board of directors) oder eines ähnlichen Gremiums zu ernennen oder abzusetzen,
- wichtige Entscheidungen des meldepflichtigen Unternehmens lenkt, bestimmt oder wesentlich beeinflusst, wie unter anderem
- die Art, den Umfang und die Merkmale seiner Geschäftstätigkeit, einschließlich des Verkaufs, der Verpachtung, der Verpfändung oder der sonstigen Übertragung wesentlicher Vermögenswerte,
- eine Umstrukturierung, Auflösung oder Fusion,
- größere Ausgaben oder Investitionen, die Ausgabe von Eigenkapital, die Aufnahme erheblicher Schulden oder die Genehmigung des Betriebsbudgets,
- die Auswahl oder Beendigung von Geschäftsbereichen oder Unternehmungen,
- Vergütungsregelungen und Anreizprogramme für leitende Angestellte,
- den Abschluss oder die Beendigung bzw. die Erfüllung oder Nichterfüllung wesentlicher Verträge oder
- Änderungen wesentlicher Dokumente zur Unternehmensführung (Corporate Governance),
oder
- eine andere Form wesentlicher Kontrolle über das meldepflichtige Unternehmen innehat.
Das Gesetz schließt von der Definition des wirtschaftlichen Eigentümers aus:
- ein minderjähriges Kind, wenn die Angaben der Eltern oder des Vormunds gemeldet werden;
- eine natürliche Person, die als Nominee, Vermittler, Treuhänder oder Bevollmächtigter einer anderen natürlichen Person handelt;
- eine natürliche Person, deren einziges Interesse an dem meldenden Unternehmen auf einem Erbrecht beruht; und
- ein Gläubiger eines meldenden Unternehmens, es sei denn, der Gläubiger erfüllt ansonsten die Definition des wirtschaftlichen Eigentümers.
VI. Der Begriff des Antragstellers (company applicant)
Ein Antragsteller ist jede natürliche Person, die einen Antrag auf Gründung einer corporation, einer LLC oder eines ähnlichen Rechtssubjekts stellt (bei einem inländischen meldepflichtigen Unternehmen) oder ein ausländisches Unternehmen in den Vereinigten Staaten erstmals registriert oder einen Antrag auf Eintragung stellt (bei einem ausländischen meldepflichtigen Unternehmen).
Sowohl für ein inländisches als auch für ein ausländisches meldepflichtiges Unternehmen ist Antragsteller auch die Person, die in erster Linie für die Leitung oder Kontrolle der Einreichung verantwortlich ist, wenn mehr als eine Person an der Einreichung des Dokuments beteiligt ist. Höchstens zwei Personen können als Antragsteller fungieren.
VII. Fristen für die Einreichung
Meldepflichtige Unternehmen, die zum Zeitpunkt des Inkrafttretens des CTA am 1.1.2024 in den USA bereits bestehen oder dort registriert sind, haben bis zum 1. Januar 2025 Zeit, ihre erste Meldung abzugeben. Dabei sind diese Unternehmen nur verpflichtet, Informationen über das meldepflichtige Unternehmen und seine wirtschaftlichen Eigentumsverhältnisse einzureichen. Informationen über einen Antragsteller müssen nicht eingereicht werden (s.o.). Insofern müssen alle Unternehmen, die jetzt existieren, ihren ersten Bericht spätestens am 1. Januar 2025 vorlegen.
Meldepflichtige Unternehmen, die am oder nach dem Datum des Inkrafttretens des CTA am 1.1.2024 gegründet oder registriert werden, müssen ihre Meldungen innerhalb von 30 Kalendertagen nach Erhalt der Mitteilung über ihre Gründung oder Registrierung einreichen.
VIII. Änderung bzw. Berichtigung der übermittelten Informationen
Wenn sich eine zuvor an FinCEN übermittelte Information über ein meldepflichtiges Unternehmen oder seine wirtschaftliche Eigentumssituation ändert, muss das meldepflichtige Unternehmen innerhalb von 30 Kalendertagen nach Eintreten der Änderung eine aktualisierte Meldung einreichen. Hinsichtlich der Änderungen des Antragstellers des Unternehmens besteht keine Aktualisierungspflicht.
Wenn eine der Informationen bei Einreichung des Berichts ungenau/fehlerhaft war und weiterhin ungenau/fehlerhaft ist, muss das meldende Unternehmen innerhalb von 30 Kalendertagen nach dem Datum, an dem es von der Ungenauigkeit/Fehlerhaftigkeit Kenntnis erlangt oder Grund zur Kenntnisnahme hat, einen korrigierten Bericht einreichen.
Wenn sich ein meldepflichtiges Unternehmen nach Einreichung eines ersten Berichts nachträglich für einen Befreiungsgrund von der Meldepflicht qualifiziert, wird dies als eine Änderung in Bezug auf die zuvor an FinCEN übermittelten Informationen betrachtet, sodass das Unternehmen einen aktualisierten Bericht einreichen muss. Der aktualisierte Bericht muss in diesem Fall darauf hinweisen, dass das meldende Unternehmen nicht länger meldepflichtig ist. Genauso muss jedes Unternehmen, das von der Meldepflicht befreit war, aber die Kriterien für eine Befreiung nicht länger erfüllt, innerhalb von 30 Kalendertagen nach dem Datum, an dem es die Kriterien für eine Befreiung nicht mehr erfüllt, einen BOI-Bericht einreichen.
IX. Strafen bei Meldeverstößen
Es ist rechtswidrig, wenn jemand vorsätzlich keine vollständigen oder aktualisierten Informationen zum wirtschaftlichen Eigentum an FinCEN meldet oder vorsätzlich falsche oder betrügerische Angaben macht bzw. dies versucht. Dazu gehört auch die Einreichung eines falschen Lichtbilds oder Dokuments zu Identifizierungszwecken. Verstöße werden mit einer zivilrechtlichen Strafe von bis zu 500 US-Dollar für jeden Tag, an dem der Verstoß andauert, und mit einer strafrechtlichen Geldstrafe von bis zu 10.000 US-Dollar, einer Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren oder beidem geahndet. Das CTA sieht auch Strafen für die unbefugte Weitergabe von Informationen vor.
X. Weitergehende Informationen
Die endgültigen Regelungen sind im Federal Register, 87 FR 59498, zu finden und können hier abgerufen werden: https://www.federalregister.gov/documents/2022/09/30/2022-21020/beneficial-ownership-information-reporting-requirements.
Christian Burghart
cburghart@sbuslaw.com